Privacyverklaring

Wie verantwoordelijk is

Lodewijk.FRL is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens op mail.lodewijk.frl. Ons adres is Industrieweg 73J, 1775 PW Middenmeer. Ons KvK-nummer is 78448085 en ons btw-nummer is NL003332165B78.

Je bereikt ons per mail via ons e-mailadres, via het contactformulier en per post op het adres hierboven. Kun je het contactformulier niet gebruiken, dan kun je ons ook altijd mailen of schrijven.

Waarom we gegevens gebruiken

We gebruiken gegevens om de site te laten werken, je vragen te beantwoorden en de diensten te leveren die je vraagt. Hieronder staat per functie welke gegevens daarvoor nodig zijn, waarom, en op welke grond we ze mogen gebruiken.

Een overeenkomst is de grondslag als we je gegevens nodig hebben voor een dienst die je afneemt of voor je aanvraag daarvoor. Een wettelijke verplichting geldt alleen voor de gegevens die we volgens die verplichting moeten vastleggen of bewaren. Bij toestemming bepaal je zelf of je meedoet, en je mag je toestemming later intrekken.

Bij een gerechtvaardigd belang wegen we ons belang af tegen je privacy. Het gaat bijvoorbeeld om het beveiligen van accounts, het afhandelen van vragen en het bijhouden van een bruikbare lokale gids. We beperken daarvoor de gegevens, wie erbij kan en hoe lang we ze bewaren. Je kunt vanwege je persoonlijke situatie bezwaar maken; hoe dat werkt staat bij Je rechten.

Bezoek en beveiliging

Als je de site gebruikt, ontvangt onze server technische gegevens: je IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina en kenmerken van je browser. We gebruiken die om je verzoek af te handelen, fouten te onderzoeken en misbruik te herkennen. Dat is ons gerechtvaardigd belang: een site die bereikbaar en veilig is voor iedereen die hem gebruikt.

Beveiligingsregistraties kunnen ook een accountnummer, de handeling, de uitkomst en de reden van een blokkade bevatten. We leggen vast wie in het beheer persoonsgegevens bekijkt of exporteert. Bij een wijziging kunnen de oude en de nieuwe gegevens in een apart logboek blijven staan. Alleen de hoofdbeheerder kan die afgeschermde logboeken inzien; andere beheerders zien alleen wat ze voor hun taak nodig hebben.

Komt er een inlogpoging binnen zonder het formulier dat de site daarvoor uitgeeft, dan leggen we de ingevulde velden vast als beveiligingsbewijs. Dat gebeurt versleuteld, en alleen de hoofdbeheerder kan het lezen. Een wachtwoord, een tweestapscode, een herstelcode of een ander geheim bewaren we daarbij niet: dat veld staat er als weggelaten in. Dit staat los van de controle van je wachtwoord bij een gewone aanmelding; je wachtwoord zelf staat alleen als onomkeerbare code bij je account.

We leggen beveiligings-, toegangs- en mailgebeurtenissen volledig vast, zodat we misbruik kunnen onderzoeken en aan wettelijke verzoeken kunnen voldoen. De gewone werking van de site voegt daar alleen regels aan toe en wijzigt geen bestaande. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige site; moeten we gegevens op grond van de wet bewaren of afgeven, dan is die wettelijke verplichting de grondslag. We geven zulke gegevens alleen aan een instantie die daar op grond van de wet om vraagt. Hoe lang we ze bewaren staat bij Hoe lang we gegevens bewaren. Verwijder je je account, dan blijven de beveiligingsregistraties die erbij horen dus nog bestaan tot hun termijn om is.

Waar een IP-adres vandaan komt

Bij een IP-adres zoeken we op waar het ongeveer vandaan komt: het vermoedelijke land, de provincie of staat, de plaats en de internetprovider. Dat gebeurt op onze eigen server, met een lijst van IP-adressen die we elke maand ophalen bij DB-IP (IP Geolocation by DB-IP, vrij te gebruiken onder de licentie CC BY 4.0). Je IP-adres gaat daarbij niet naar een andere partij. De uitkomst is een schatting: ze zegt niet waar iemand precies is, en een IP-adres kan wel naar een persoon te herleiden zijn, ook als we de naam niet kennen. Het opzoeken gebeurt achteraf op de achtergrond, niet tijdens je bezoek.

We doen dit om misbruik te herkennen en om te zien uit welke streken bezoek komt. Dat is ons gerechtvaardigd belang. Bij de bezoekcijfers bewaren we het IP-adres met het land en de plaats; bij de IP-registratie staat de hele uitkomst en die volgt de termijn daarvan.

Je plaats delen via je browser

Op de site en na het inloggen vraagt de browser of je je plaats wilt delen. Je browser onthoudt of je dit toestaat of weigert. Toestemming geldt voor de hele site. Gaf je die eerder voor bijvoorbeeld het weer, dan kan de site je plaats delen zonder nieuwe vraag. Je kunt de site en je account ook zonder plaatsdeling gebruiken. Sta je het toe, ook als dat alleen deze keer is, dan vragen we het op dit apparaat niet opnieuw, ook niet na inloggen. Je plaats delen we dan pas weer als je browser zelf toestemming geeft. Klik je de vraag weg zonder te kiezen of weiger je, dan vragen we het op dit apparaat 90 dagen niet opnieuw. De toestemming van je browser geldt voor iedereen die deze browser gebruikt, dus ook voor een ander account op dit apparaat. Een stopkeuze onthouden we wel per account (of voor anonieme bezoeken) en die verloopt niet.

Na toestemming bewaren we coördinaten, de gemelde nauwkeurigheid, de plaatsnaam en of de meting bij een bezoek, een aanmelding, beheer of het weer hoort. We koppelen die aan je bezoekerskenmerk, een willekeurig apparaatkenmerk en je IP-adres. Als je ingelogd bent, hoort je account erbij. Op de server bewaren we alleen een hash van het apparaatkenmerk.

Punten binnen vijftig meter vormen samen één plek. Is de gemelde nauwkeurigheid ruimer, dan gebruiken we die afstand. Per plek bewaren we de eerste en laatste meting, de beste nauwkeurigheid en een dagteller. Een herhaalde meting op dezelfde dag verandert die plek niet. Nieuwe koppelingen met IP-adressen, apparaten of accounts blijven afzonderlijk herkenbaar. Meerdere tabbladen maken geen extra koppelingen. Per koppeling bewaren we het eerste en laatst opgeslagen tabkenmerk; tussenliggende tabbladen bewaren we niet apart. Er komt geen nieuwe plek bij voor iedere paginaweergave.

We gebruiken vrijwillig gedeelde plaatsen van anonieme bezoekers om misbruik te onderzoeken. Bij ingelogde bezoekers gebruiken we ze ook om inlogmeldingen herkenbaarder te maken. De grondslag is je toestemming. Alleen de hoofdbeheerder kan de plekken bekijken en exporteren. Een browserlocatie kan onnauwkeurig zijn en bewijst niet wie een apparaat gebruikte. De plekken zijn samenvattingen die worden bijgewerkt; de afzonderlijke beveiligingsgebeurtenissen blijven hun eigen logboek volgen.

Voor een plaatsnaam stuurt onze server de coördinaten, afgerond op drie decimalen, naar PDOK. Je IP-adres en account sturen we daarbij niet mee. Dit gebeurt bij een nieuwe plek of een nauwkeurigere meting. De browserlocatie wordt nooit van een plaatsnaam uit je IP-adres voorzien.

In beveiligingsmails staat de plaats volgens het IP-adres, voor zover die bekend is, met de vermelding bij benadering. Daarbij leggen we uit dat dit bij mobiel internet vaak de plaats van de provider is. Een melding over een geslaagde login of het toevoegen van een nieuwe computer kan daarnaast de regel Plek volgens het apparaat bevatten, ook met de vermelding bij benadering. Zonder meting bij het inloggen (zie hieronder) gebeurt dat alleen als hetzelfde apparaat de plek in de afgelopen 24 uur met jouw account heeft gedeeld. Een anonieme meting of een meting van een ander account of apparaat wordt daarvoor niet gebruikt. De IP-schatting blijft apart zichtbaar.

Heeft je browser deze site al toestemming gegeven, dan meet de inlogpagina je plaats en stuurt die mee met het inloggen. De inlogpagina vraagt daar zelf nooit om. Zonder toestemming, of na Stop met plaats delen, gaat er niets mee. Met die meting toont de melding over je login de straat en de woonplaats bij benadering, nooit een huisnummer, met hoe nauwkeurig de meting is en een link naar het gemeten punt op Google Maps. Die link wijst de plek zo precies aan als je apparaat hem doorgaf, soms tot op het huis. Voor het adres stuurt onze server de coördinaten, afgerond op drie decimalen, naar PDOK. Google krijgt de coördinaten als de link wordt geopend, door jou of door een beveiligingsscanner van je mailprogramma. De meting bewaren we ook als gedeelde plek bij je account, net als een plek die je na het inloggen deelt. De mail gaat alleen naar jou, en zoals elke mail bewaren we hem met de coördinaten in het mailarchief. De plek komt van het apparaat zelf. Wie je wachtwoord heeft, kan ook een andere plek meesturen; kijk daarom ook naar het IP-adres en het apparaat.

Met Stop met plaats delen hieronder of onder Account → Privacy stop je nieuwe gedeelde metingen in deze browser. Dat geldt voor je huidige account, of voor anonieme bezoeken als je niet bent ingelogd. We onthouden nee tot je de sitegegevens in je browser wist. Nieuwe meetpogingen voor die keuze stoppen. Een meting die al is verstuurd, blijft op de server staan volgens de termijn bij Hoe lang we gegevens bewaren. Trek de locatietoestemming ook in via de site-instellingen van je browser. Deze site kan dat niet voor je doen. Wis je de sitegegevens, dan vervalt onze lokale stopkeuze. De browser bepaalt of hij opnieuw om toestemming vraagt.

Bezoekcijfers en bezoekers van dit moment

We tellen welke pagina's worden bekeken, hoe lang een tabsessie duurt, wat voor apparaat je gebruikt en hoe een bezoek binnenkomt. Daarbij bewaren we een broncategorie, zoals zoekmachine of sociale media, en de naam van de site waar je vandaan klikte, zonder de zoekopdracht of wat daar verder achter staat. Bij elk bezoek en elke paginaweergave bewaren we je IP-adres, met het land en de plaats die daarbij horen.

In het geopende tabblad staat daarvoor een willekeurig nummer, hb_sid. Ben je ingelogd, dan koppelen we je bezoeken, paginaweergaven en je regel in de actuele bezoekerslijst aan je account. Zo kan de hoofdbeheerder zien wie de site gebruikt; alleen die beheerder ziet daarbij je naam en e-mailadres. De pagina geeft hiervoor een ondertekend kenmerk mee dat vijftien minuten geldig is. De meting kan dit kenmerk vóór het verlopen vernieuwen zolang je inlogsessie nog geldig is; de meting verlengt die sessie niet. Na vijftien minuten zonder meting is opnieuw laden nodig om je account weer te herkennen. Een eenmaal bewezen koppeling blijft bij dat historische bezoek staan. In de actuele lijst vervalt de naam zodra een volgend baken geen geldig kenmerk meer heeft. De meting verstuurt geen inlogcookie en maakt voor een anonieme bezoeker geen inlogsessie aan. We plaatsen hiervoor geen cookie. De bewaarde bezoekcijfers bevatten je volledige IP-adres, maar geen volledige browserinformatie.

Daarnaast is er een lijst van bezoekers van dit moment, met het soort browser en besturingssysteem, de pagina en de site waar je vandaan kwam. Beheerders kunnen die lijst zien, zonder IP-adres. Alleen de hoofdbeheerder ziet daarbij accountnamen en e-mailadressen, en het volledige IP-adres via het platformbeheer InfraOps. Daarvoor haalt InfraOps deze lijst bij onze server op, met IP-adres, pagina, herkomst, browser en account. Een regel verdwijnt 30 minuten nadat je laatste verzoek binnenkwam. Je IP-adres blijft daarna staan in de IP-registratie, met de eerste en laatste keer dat het is gezien en hoe vaak. Die regel volgt de termijn bij Hoe lang we gegevens bewaren.

Het doel is zien hoe de site wordt gebruikt en waar hij beter kan. Het IP-adres bewaren we erbij om bij misbruik, een melding of een vordering te kunnen nagaan vanaf welk adres een bezoek kwam. Dat is ons gerechtvaardigd belang. Hoe lang we de bezoekcijfers bewaren, staat bij Hoe lang we gegevens bewaren. Voor de IP-registratie geldt het belang bij Bezoek en beveiliging.

Je account, inloggen en apparaten

Voor een account gebruiken we je naam, je e-mailadres, een accountnummer, je rol en de stand van je account. Je wachtwoord staat alleen als onomkeerbare code opgeslagen; niemand kan het teruglezen. Voor activeren, uitnodigen en herstellen gebruiken we tijdelijke codes. Een profielfoto en andere extra gegevens in je profiel zijn vrijwillig.

We gebruiken deze gegevens om je account te leveren en te beheren; dat is nodig voor onze afspraak met jou over het gebruik ervan. Voor de beveiliging registreren we inlogpogingen, sessies, apparaten, IP-adressen, browserkenmerken, een afgeleide technische herkenningssleutel en een risicoscore. Die sleutel is onder meer afgeleid van je IP-adres, je browser en je taalinstelling. Dat is ons gerechtvaardigd belang: voorkomen dat een ander in je account komt.

Je kunt op deze site zelf een account aanmaken. Bevestig je daarna je e-mailadres niet, dan krijg je één herinnering en halen we de registratie na 2 dagen weg. Je naam en e-mailadres staan dan nog in het beveiligingslogboek en in het verzendbewijs van de mails, zolang het bewaarregister dat zegt.

Maak je een account aan, dan kijken we aan de hand van je IP-adres uit welk land je komt: een account aanmaken kan vanuit Nederland, België en Duitsland. Ook tellen we hoeveel accounts er de afgelopen 30 dagen vanaf dat adres zijn aangemaakt. Is er vanaf dat adres het laatste etmaal een account aangemaakt dat nog niet is bevestigd, dan bevestig je dat eerst of probeer je het een dag later. Vanaf één adres kunnen in 30 dagen 4 accounts worden aangemaakt. Komt er binnen 10 seconden een tweede aanmelding met een ander e-mailadres, dan kan er vanaf dat adres een dag lang niemand een account aanmaken, en 7 dagen als dat binnen 30 dagen opnieuw gebeurt. De beheerder krijgt daar een melding van. Staat je adres op de blokkeerlijst van het contactformulier, dan kun je vanaf dat adres ook geen account aanmaken. Een geweigerde registratie leggen we vast in het beveiligingslogboek, met IP-adres en tijdstip. Dat is ons gerechtvaardigd belang: nepaccounts tegenhouden.

Met tweestapsverificatie bewaren we wat nodig is om je tweede stap te controleren: een beveiligd geheim voor je authenticator-app, herstelcodes en de apparaten die je vertrouwt. Voor beheertaken is een tweede stap verplicht: een app, passkey of mailcode. Superadmins gebruiken een app of passkey, met een mailcode als het beveiligingsbeleid die uitweg toestaat, en mogen het instellen uitstellen. We bewaren welke methodes je hebt ingesteld, wanneer dat gebeurde en welke methode bij het inloggen is gebruikt.

Een mailcode gaat naar het huidige adres van je account en is tien minuten geldig. In de lopende sessie bewaren we een beveiligde afgeleide om de code te controleren, gebonden aan je account, adres en accountversie. De verstuurde mail valt onder de mailregistratie die deze verklaring beschrijft. Met het juiste wachtwoord en de juiste mailcode ben je volledig ingelogd; je kunt daarmee ook je inlogmethodes beheren.

We herkennen een bekend IP-adres aan een eerdere volledige, geslaagde aanmelding van jouw account vanaf dat adres. Daarvoor gebruiken we de inloghistorie met accountnummer, IP-adres, tijdstip, uitslag en gebruikte methode. De termijn voor die historie is: 30 dagen, zoals in het bewaarregister staat. Een onvoltooide aanmelding maakt een IP-adres niet bekend. Bij oudere registraties moet ook de bevestiging van de tweede stap aantoonbaar zijn.

Twintig foute wachtwoorden of codes binnen 24 uur sluiten de route met mailcode en nieuwe computer zeven dagen af vanaf onbekende IP-adressen. We tellen de fouten voor één account samen, vanaf alle IP-adressen. Vanaf een eerder bekend IP-adres blijft die route open. De bestaande korte remmen op veel pogingen en controles op verdachte IP-adressen blijven gelden. De hoofdbeheerder kan de blokkade opheffen; die handeling leggen we vast.

Na wachtwoordherstel via de mailbox, een e-mailadreswijziging of Alles intrekken werkt de mailcode-uitweg alleen vanaf een eerder bekend IP-adres. Vanaf een onbekend adres gebruik je een bestaande app, herstelcode of passkey, of vraag je vrijgave aan de hoofdbeheerder. Deze herstelcontrole eindigt na een volledige aanmelding vanaf een eerder bekend IP-adres, met een bestaande app, herstelcode of passkey, of na vrijgave. Een aanmelding herstellen met een onthoudtoken sluit deze herstelcontrole niet af. Er is geen vaste wachttijd. Een gewone wachtwoordwijziging of uitnodiging begint deze controle niet.

Bij je account bewaren we de einddatum van een blokkade, de reden en het tijdstip van een herstelcontrole en verwijzingen naar de laatste meegetelde inlogpogingen. De blokkade werkt hooguit zeven dagen; de herstelcontrole blijft actief tot de hiervoor beschreven bevestiging of vrijgave. Deze beveiligingsstand hoort bij het account en wordt bij bevestiging of vrijgave bijgewerkt; verlopen blokkadedatums kunnen bij het account blijven staan. De onderliggende inlogpogingen en de logregels over blokkeren, herstellen en vrijgeven volgen hun eigen termijnen in het bewaarregister.

Je e-mailadres wijzigen vraagt een actieve bevestiging met een bestaande inlogmethode. Heb je nog geen methode, dan bevestig je eerst een code naar je huidige adres. Dit controleren we bij de aanvraag en bij het openen van de bevestigingslink. Die link is 24 uur geldig en gebonden aan het oude adres en de accountversie. Het oude adres krijgt bericht van de aanvraag en de voltooide wijziging. Daarna vervallen je oude sessies, onthouden apparaten en openstaande codes en bevestigings- en herstellinks. De noodintreklink uit een eerdere beveiligingsmail blijft bruikbaar om misbruik te stoppen. Ook een hoofdbeheerder die het adres van een ander wijzigt, moet actief bevestigd zijn; de wijziging wordt vastgelegd.

Meldingen van geslaagde en mislukte aanmeldingen staan standaard aan per mail, en per push als je een pushabonnement hebt. Dit geldt voor alle inlogmethodes, ook een passkey zonder wachtwoord, een mailcode, een nieuwe computer en een opnieuw herstelde aanmelding met een onthoudtoken. Gewoon een pagina bezoeken of je aanmelding met succes opnieuw bevestigen geeft geen nieuwe succesmelding. Een fout wachtwoord of een foute code bij herbevestigen telt wel mee voor de foutmelding. Mislukte pogingen bundelen we per account tot hooguit één melding per uur. Je kunt deze voorkeuren in je profiel uitzetten.

Gebruik je een passkey, dan bewaren we de openbare sleutel en technische gegevens over het gebruik ervan. De geheime sleutel blijft op je apparaat of bij je passkeydienst. De site krijgt geen vingerafdruk of gezichtsbeeld van het ontgrendelen van je apparaat. Na een goed wachtwoord kun je bij de tweede inlogstap een nieuwe computer toevoegen, tenzij de beheerder deze mogelijkheid uitzet. Vanaf een eerder bekend IP-adres kan dat meteen; vanaf een onbekend IP-adres bevestig je eerst een mailcode. De hiervoor beschreven blokkade en herstelcontrole gelden ook hier. Voor superadmins staat deze route altijd uit. Elke passkey is meteen volwaardig. We bewaren ook langs welke route de sleutel is toegevoegd en wanneer hij is bevestigd. Bij toevoegen of verwijderen sturen we altijd een beveiligingsmail met apparaatnaam, browser, besturingssysteem, tijd, site, IP-adres, het aantal nog bewaarde geslaagde logins vanaf dat IP in de afgelopen 30 dagen en de al opgeslagen plaats volgens het IP-adres, voor zover bekend. Daarbij staat dat dit bij mobiel internet vaak de plaats van de provider is. Als Je plaats delen aanstaat, kan bij het toevoegen van een nieuwe computer ook een gedeelde plaats staan, onder Plek volgens het apparaat. Dat gebeurt alleen als hetzelfde apparaat die plek in de afgelopen 24 uur met dit account heeft gedeeld. Daarvoor zoeken we tijdens het inloggen geen locatie op. De mail bevat een eenmalige beveiligingslink die zeven dagen geldig is. In de tokenregistratie bewaren we alleen een hash van de geheime waarde. De volledige link staat ook in de bewaarde mailinhoud. De tokenregistratie en het verzendbewijs volgen hun eigen registertermijn. Na bevestiging trekt deze link sessies, passkeys, vertrouwde apparaten en pushmeldingen op je apparaten in en start wachtwoordherstel. Een authenticator-app die je al eerder had, blijft staan. We kijken daarbij naar de oudste beveiligingsmail waarvan de intreklink nog geldig en ongebruikt is. Een app die daarna is ingesteld, verwijderen we samen met de bijbehorende herstelcodes. Een mailmethode die daarna is aangezet, zetten we ook uit.

Kies je voor ingelogd blijven, dan onthoudt je browser een apart inlogtoken, hooguit 30 dagen. Je kunt dat intrekken door uit te loggen.

Vertrouw je een apparaat voor de tweestapsverificatie, dan hoef je daar 30 dagen geen code in te vullen. We bewaren daarvoor een apparaatlabel, het IP-adres en de einddatum. Voor het toevoegen of verwijderen van een methode vragen we opnieuw een tweede stap.

Als lid kun je onder Jouw bestanden eigen foto's en documenten bewaren, binnen de opslagruimte die de site je geeft. Ze staan afgeschermd. Andere leden en de redactie zien ze niet; alleen de hoofdbeheerder kan erbij, bijvoorbeeld bij misbruik. Uit een foto halen we de gegevens die een camera of telefoon erin zet. Het merk en type van het toestel en het moment van de opname bewaren we bij het bestand, de plek waar de foto is gemaakt niet. Je bestanden blijven staan tot je ze weggooit; wat je weggooit, gaat eerst naar de prullenbak en verdwijnt daarna.

Zonder naam en e-mailadres kunnen we geen account voor je maken. Als gewoon lid kun je je account zelf verwijderen onder Mijn profiel. Heeft je account toegang tot het beheer of werk je als monteur, dan loopt verwijderen via de beheerder.

Verwijderen zet je account uit en markeert het als verwijderd. Inloggen kan daarna niet meer: je sessies, onthouden apparaten, passkeys, pushabonnementen en openstaande links vervallen meteen. Je gegevens gaan daarmee niet uit onze database. Je accountgegevens, wat je op de site zette en de logregels blijven bewaard, en er gaat niets naar een ander account; zie Hoe lang we gegevens bewaren. Je profielfoto is daarna niet meer via de site of een link te zien; we bewaren hem afgeschermd bij je account. Wil je dat we je gegevens echt wissen, vraag dat dan zoals bij Je rechten staat. De hoofdbeheerder bekijkt je verzoek en wist je account dan met een aparte wisknop. Je accountgegevens, je eigen bestanden en je profielfoto gaan weg. Je regels in de logboeken gaan weg, of ze blijven staan zonder je naam en e-mailadres. Wat je op de site zette, blijft staan zonder je naam. In het beveiligingslogboek blijven de eerdere regels over je account staan, zonder je naam en e-mailadres, en er komt een regel bij dat je account is gewist. Het nummer van je account blijft daar staan, net als in alles wat verder bewaard blijft. Wat we wettelijk moeten bewaren, zoals de administratie, blijft staan. Ook wat het bewaarregister zonder termijn bewaart, wat onder een bewaarblokkade valt en wat bij een onderzoek naar misbruik hoort, blijft zoals het is, met je naam en e-mailadres. Tot het wissen kan de hoofdbeheerder een verwijderd account ook herstellen.

Contact en spamcontrole

Neem je contact op, dan gebruiken we wat je invult. Dat kan je naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, onderwerp en bericht zijn. We bewaren ook het tijdstip, je IP-adres en de kenmerken van je browser. We gebruiken dat om je vraag af te handelen. De melding van je bericht aan de beheerder noemt die gegevens ook, met de plaats waar je IP-adres ongeveer vandaan komt en de internetprovider waar het bij hoort. Die zoeken we op in een lijst op onze eigen server, zonder je adres aan een ander te geven. Gaat het om een offerte of opdracht, dan is de grondslag de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst met jou; bij andere vragen is het ons gerechtvaardigd belang om bereikbaar te zijn en je te antwoorden.

De verplichte velden staan aangegeven in het formulier. Zonder een manier om je te bereiken kunnen we je geen antwoord sturen. Geef alleen gegevens die voor je vraag nodig zijn, en noem liever geen gegevens van anderen.

Spamcontrole

Elk bericht krijgt automatisch een spamscore. De site kijkt daarvoor onder meer naar links en linkverkorters, bekende reclamewoorden, geldbedragen, een afmeldregel, tekst in een ander schrift, of de taal op Nederlands of Fries lijkt, en of het IP-adres eerder is geblokkeerd. De score en de redenen bewaren we bij het bericht. Een inzending die als robot wordt herkend, sturen we niet door.

Heeft een bericht een hoge score, een duidelijk spamkenmerk en een tekst die niet op Nederlands of Fries lijkt, dan sturen we het ook niet door. Bij de hoogste scores zet de site het IP-adres bovendien op een blokkadelijst. Vanaf dat adres krijg je dan in plaats van het formulier een melding waar je bezwaar kunt maken. Een blokkade vervalt na 365 dagen, tenzij de beheerder hem eerder intrekt.

Een bericht dat we niet doorsturen, blijft wel bewaard, zodat een vergissing terug te vinden is. We doen dit vanuit ons gerechtvaardigd belang om misbruik en ongewenste berichten te beperken. De controle kan zich vergissen: vraag dan via ons e-mailadres om beoordeling door een mens.

Gedeelde spammonitor

Blokkades delen we via de gedeelde spammonitor infraops.nl met de andere sites die erop zijn aangesloten. Een adres dat op een andere site is geblokkeerd, krijgt daardoor ook hier geen formulier, en andersom. Van een bericht dat als spam is aangemerkt, sturen we het IP-adres, het tijdstip, de score, de redenen, of het adres is geblokkeerd, het onderwerp, de opgegeven naam en het e-mailadres en hooguit 2.000 tekens van het bericht naar die monitor. Van een bericht dat niet als spam is aangemerkt, gaat niets naar de monitor.

De meldingen bij de monitor zijn alleen te zien voor ingelogde beheerders van de monitor; er staat niets van openbaar. De monitor bewaart zo'n melding 90 dagen. Ons doel is spam over alle aangesloten sites heen tegen te gaan; dat is ons gerechtvaardigd belang. Is je bericht ten onrechte als spam aangemerkt, meld het dan via ons e-mailadres.

E-mail en verzendbewijs

Bij elke mail die de site verstuurt, bewaren we aan wie het bericht bedoeld is en naar welk adres het werkelijk is verzonden. We bewaren ook de afzender, het antwoordadres, het onderwerp, de volledige inhoud, de aanleiding, de technische context en of het versturen lukte. Van een bijlage leggen we vast welke versie is meegestuurd. Dat geldt voor elke mail: ook een activatie-, herstel-, meldings- en foutmail.

Het doel is berichten kunnen versturen, storingen kunnen onderzoeken en kunnen aantonen welk bericht is verstuurd. De grondslag voor het bericht zelf volgt de dienst of vraag waarvoor we je mailen. Het verzendbewijs, met de volledige inhoud, houden we bij om misbruik te kunnen onderzoeken, aan wettelijke verzoeken te kunnen voldoen en te kunnen aantonen wat we hebben verstuurd. Dat is ons gerechtvaardigd belang.

De inhoud en context in het verzendbewijs zijn niet per veld apart versleuteld. Alleen de hoofdbeheerder kan dit logboek bekijken. De mail gaat via de mailserver die voor deze site is ingesteld; de ontvanger en diens mailprovider krijgen het bericht zelf. Hoe lang we het verzendbewijs bewaren, staat bij Hoe lang we gegevens bewaren. Verwijder je een bericht, account of formulier, dan blijft de kopie in het verzendbewijs dus nog bestaan.

Technische mailwaarnemingen

Elke HTML-mail van de site bevat een kleine onzichtbare afbeelding met een eigen code. Vraagt een mailprogramma die afbeelding op, dan bewaren we die code, het bedoelde e-mailadres, het tijdstip, het IP-adres en de browserinformatie. Die gegevens staan als gewone tekst in de registratie, en alleen de hoofdbeheerder kan ze bekijken.

Zo'n opvraag is een technische waarneming. Het bewijst niet dat jij de mail hebt gelezen, en ook niet wie een apparaat gebruikte: een mailprovider, een privacydienst of een beveiligingsscanner kan de afbeelding ook ophalen, en als afbeeldingen uit staan ontbreekt een echte opening juist.

We gebruiken deze waarneming om te zien wanneer een bericht is opgehaald en door welk apparaat of welke dienst, bijvoorbeeld als iemand vraagt of een mail is aangekomen, en om storingen en misbruik te onderzoeken. Dat is ons gerechtvaardigd belang. We vragen voor deze waarneming geen aparte toestemming. Wil je hem voorkomen, zet dan het automatisch laden van afbeeldingen in je mailprogramma uit; dan vraagt je mailprogramma de afbeelding niet op. Je kunt ook bezwaar maken via ons e-mailadres; hoe we dat beoordelen, staat bij Je rechten.

Een fout of idee melden

Heb je toegang tot het beheer, dan kun je daar ook een fout of idee melden. Bij zo'n melding bewaren we wat je schrijft, de pagina, gegevens over je apparaat en browser, je naam en je accountnummer, en een schermafbeelding, foto of andere afbeelding als je die zelf toevoegt. Die slaan we opnieuw op als jpg, zonder de extra gegevens uit het bestand, zoals de plek waar een foto is gemaakt. Kijk eerst of er niets op staat wat er niet op hoort, zoals iemand die niet op de foto wil. Zo'n melding komt niet op een openbaar stembord. Wordt je account verwijderd, dan blijven de melding met je naam en het logboek van de beheerder bestaan.

Het doel is fouten oplossen, de site verbeteren en je antwoorden. Dat is ons gerechtvaardigd belang.

Berichten op Facebook en Instagram

We zetten nieuws en ervaringen van deze site ook op onze eigen Facebook-pagina en ons eigen Instagram-account. Dat loopt via InfraOps, ons eigen koppelplatform. We sturen daarbij alleen het bericht zelf mee: de tekst, de link en de foto. Bij een ervaring is dat wat al openbaar op deze site staat, met de naam zoals de schrijver die koos.

Volg of bekijk je ons op Facebook of Instagram, dan geldt daar het privacybeleid van Meta. Wij halen daar geen gegevens van volgers of bezoekers op. Wil je dat een bericht met jouw ervaring daar weggaat, mail ons dan; dan halen we het weg.

Nieuwsartikelen met hulp van AI

Een deel van onze nieuwsartikelen en het weekoverzicht schrijven we met hulp van Claude, een AI-dienst van Anthropic. Onze server stuurt Anthropic daarvoor het onderwerp, de opdracht en de openbare bronnen waarop het artikel steunt. Anthropic zoekt zelf in openbare bronnen op internet. Er gaan geen gegevens van bezoekers, leden of klanten naar Anthropic: geen namen, e-mailadressen, IP-adressen of iets uit je account.

Elk artikel noemt de bronnen. Daarin kunnen namen van mensen staan die al openbaar in die bronnen voorkomen, zoals een woordvoerder of een bedrijf. Wil je dat we iets over jou aanpassen, mail ons dan.

Adres zoeken, kaart en rekentools

Bij een bedrijfs- of verenigingsadres en bij klantadressen en werkbonnen kan een ingebedde Google Maps-kaart staan. De kaart laadt pas als je ernaartoe scrolt. Google ontvangt dan het getoonde adres of de coördinaten, je IP-adres, browsergegevens en de domeinnaam van deze site. De routeknop opent Google Maps pas als je erop klikt. Google kan eigen cookies of andere browseropslag gebruiken; daarvoor geldt het privacybeleid van Google.

Vul je een adres in, dan zoekt de site de straat, het huisnummer, de postcode en de plaats op bij PDOK, de openbare adresdienst van de overheid. Dat gaat via onze server; PDOK krijgt alleen je zoektekst. Het doel is je aanvraag goed te kunnen afhandelen. Hoort het bij een aanvraag, dan is de grondslag de voorbereiding van een overeenkomst; anders ons gerechtvaardigd belang om de functie met zo weinig mogelijk gegevens aan te bieden.

Met de werkgebiedkaart kijk je of een adres in ons werkgebied ligt. Kies je daar voor je eigen locatie, dan gebruiken we die met je toestemming: onze server rondt de coördinaten af op drie decimalen voordat hij het adres bij PDOK opvraagt, en bewaart ze niet. De kaart laadt de kaartbeelden rechtstreeks van Google Maps, met OpenStreetMap als terugval wanneer Google niet laadt. De leverancier van de geladen kaart ontvangt je IP-adres, browsergegevens en het stuk kaart dat je bekijkt. Je kunt ook gewoon een adres invullen.

De rekentools op deze site bewaren wat je invult in je eigen browser, zodat je later verder kunt rekenen. Bij de warmteverliesberekening kan dat ook je postcode en huisnummer zijn. Die opslag blijft op je apparaat; welke sleutels het zijn en hoe je ze wist, staat in de cookieverklaring. Vraag je de gegevens van je woning op, dan gaan je postcode en huisnummer via onze server naar PDOK, naar de Basisregistratie Adressen en Gebouwen van het Kadaster en naar EP-Online, het energielabelregister van de overheid. Die krijgen alleen dat adres. Het antwoord bewaren we 30 dagen, zodat een tweede vraag over hetzelfde adres niet opnieuw naar buiten gaat.

Klantadministratie, werkbonnen en toestelregistratie

Ben je klant, vraag je een offerte of ben je contactpersoon bij een opdracht, dan verwerken we je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. We bewaren ook hoe je bij een adres hoort, bijvoorbeeld als eigenaar, bewoner, verhuurder of opdrachtgever. Verder kunnen afspraken, toegangsinformatie voor een adres, werkbeschrijvingen, gewerkte uren, foto's, handtekeningen, werkbonnen en verwijzingen naar facturen worden vastgelegd. Van medewerkers en monteurs verwerken we wat voor hun werk, planning en bevoegdheid nodig is.

De gegevens komen van jou, uit onze boekhouding, uit eerdere correspondentie en van opdrachtgevers die ons inschakelen, zoals een onderhoudsbedrijf of verhuurder. Adressen vullen we aan uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen via PDOK, en de gegevens van een woning, zoals het bouwjaar en het energielabel, uit de registers van het Kadaster en EP-Online. Gegevens uit aangeleverde documenten en eerdere administraties nemen we pas over nadat we ze hebben gecontroleerd.

Voor een opdracht met jou is de overeenkomst de grondslag. Schakelt een opdrachtgever ons in voor werk bij jou, dan is het ons gerechtvaardigd belang en dat van de opdrachtgever om het afgesproken werk te plannen en uit te voeren; we gebruiken je gegevens dan alleen voor die opdracht. Voor de fiscale en andere wettelijk voorgeschreven administratie geldt die wettelijke verplichting. De werkbon kan per mail naar jou of de opdrachtgever gaan; die mail valt onder E-mail en verzendbewijs.

Toestelregistratie

In de toestelregistratie staan toestellen, serienummers, installatieplaatsen, metingen, onderhoud, lekkages, koudemiddelen, controles en bewijsstukken, met de certificaten en gegevens van de monteur die het werk deed. We houden ook de koudemiddelboekhouding, jaarbalansen, klachten, afwijkingen, risicobeoordelingen en bewijs van vakbekwaamheid bij. Voor het werk zelf is de grondslag de overeenkomst of het belang hierboven; voor de verplichte F-gasregistratie de Europese F-gassenverordening.

Is onderhoud of een controle nodig, dan kunnen we je een herinnering mailen. Komt er een melding van een koolmonoxide-incident binnen, dan maken wij een meldbrief voor de bewoner of gebruiker, de eigenaar, de gemeente en Kiwa, en versturen we die zelf. Zo'n melding doen we omdat de veiligheid van de bewoners dat vraagt en de certificeringsregels voor ons vak het voorschrijven. Andere partijen krijgen alleen iets als dat voor de veiligheid of de opdracht nodig is.

Bevoegde medewerkers zien wat ze voor hun taak nodig hebben. Een monteur zonder beheerrechten ziet alleen de werkbonnen die hem zijn toegewezen. Elke inzage en export wordt vastgelegd. In het wijzigingenlogboek blijven de oude en nieuwe waarden staan, met wie het deed en wanneer, ook nadat een contact is verwijderd; alleen de hoofdbeheerder kan het volledige logboek zien.

Je kunt een overzicht vragen van de gegevens die we van je hebben. We zoeken uit wat bij jou hoort en beschermen daarbij de gegevens van anderen. Dat overzicht maken we tijdelijk aan en verwijderen we zodra het is gedownload. Zonder de verplichte gegevens kunnen we een opdracht mogelijk niet aannemen of afronden.

Pushmeldingen

Sta je als lid meldingen toe, dan bewaren we het afleveradres van je browser, de sleutels die daarbij horen, een apparaatlabel, de browserkenmerken, wanneer je je aanmeldde en de laatste melding kreeg, en de versie en het tijdstip van je toestemming. Het abonnement hangt aan je account. Van de meldingen die je kreeg, bewaren we de titel en de tekst, hooguit de laatste vijftig. Een melding gaat versleuteld via de pushdienst van je browser (Google, Mozilla, Apple of Microsoft).

Had je al meldingen aangezet voordat de huidige uitleg er was, dan vragen we bij je volgende bezoek eenmaal of ze aan mogen blijven. Bij ja leggen we je toestemming vast; bij nee verwijderen we de oude abonnementen. Abonnement en toestemming blijven bewaard tot je je afmeldt of het abonnement vervalt. Het logboek van je keuze volgt zijn eigen termijn in het bewaarregister.

De grondslag is je toestemming. Je trekt die in via je profiel of via de meldingsinstellingen van je browser; de site werkt daarna gewoon verder.

Wie gegevens ontvangt

We verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor advertenties. De tabel hieronder noemt wie gegevens van deze site kan ontvangen, en welke. Wat een externe dienst zelf met gegevens doet, staat in de privacyverklaring van die dienst.

Een gewone link naar een andere site geeft die site pas iets als je erop klikt. Een afbeelding of kaart die rechtstreeks van een andere dienst komt, kan dat al doen zodra de pagina laadt; die staan in de tabel.

Gegevens buiten de EER

De meeste gegevens van deze site blijven binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Deze diensten kunnen gegevens ook daarbuiten verwerken:

• Welke pushdienst wordt gebruikt, bepaalt je browser. We sturen het afleveradres en een versleutelde melding naar die dienst. De melding is van begin tot eind versleuteld volgens de webstandaard RFC 8291: onderweg kan alleen je browser haar openen. Het afleveradres en technische gegevens over de bezorging blijven voor de dienst zichtbaar. Voor Google en Microsoft geldt een adequaatheidsbesluit (hieronder). Voor Mozilla en Apple is zo'n waarborg voor onze verzending niet vastgesteld; daar rust de doorgifte op je uitdrukkelijke toestemming (artikel 49 lid 1 onder a AVG). Bij de knop waarmee je meldingen aanzet, staat eerst dat ze via de pushdienst van je browser lopen, mogelijk buiten de EU, waar je gegevens minder goed beschermd kunnen zijn. Zet je daarna meldingen aan, dan geef je die toestemming. De versleuteling is een aanvullende maatregel. Je kunt meldingen altijd weer uitzetten, bij Meldingen in je account of in je browser. Deze ontvangers kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken:
• Google Web Push Messaging via Firebase Cloud Messaging (fcm.googleapis.com en android.googleapis.com). Voor gebruikers in de EER is Google Ireland Limited de verantwoordelijke Google-entiteit. Bij verwerking in de Verenigde Staten is Google LLC betrokken. Voor doorgifte naar Google LLC geldt het adequaatheidsbesluit voor het EU-VS Data Privacy Framework. Google bevestigt zijn deelname in de uitleg over gegevensdoorgifte. De uitleg over Web Push Messaging beschrijft deze dienst.
• Mozilla Web Push (updates.push.services.mozilla.com) wordt geleverd door Mozilla Corporation in de Verenigde Staten. Mozilla noemt in de privacyverklaring van Firefox geen deelname aan het EU-VS Data Privacy Framework. Voor doorgifte buiten de EER noemt Mozilla daar de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, waar die van toepassing zijn. In die verklaring staat ook hoe je meer informatie over die waarborgen of een afschrift van de bepalingen opvraagt. Wij hebben zelf geen aparte overeenkomst met Mozilla gesloten. Voor deze verzending rusten we daarom op je toestemming, zoals hierboven staat.
• Apple Push Notification service (APNs) (web.push.apple.com en andere adressen onder push.apple.com). Apple noemt Apple Distribution International Limited in Ierland als verantwoordelijke voor gegevens van EER-gebruikers en Apple Inc. als ontvanger in de Verenigde Staten. Voor die verdere doorgifte noemt Apple Europese standaardcontractbepalingen. Dit bewijst niet welke Apple-entiteit onze pushverzoeken ontvangt; voor die directe verzending rusten we daarom op je toestemming, zoals hierboven staat. De beschrijving van Apple staat in Apple's privacybeleid; een kopie van de bepalingen kun je aanvragen via Apple's privacycontact.
• Windows Push Notification Services (WNS) (adressen onder notify.windows.com). Microsoft Ireland Operations Limited en Microsoft Corporation zijn de Microsoft-entiteiten voor de verwerking van gegevens van EER-gebruikers. Voor doorgifte naar Microsoft Corporation in de Verenigde Staten geldt het adequaatheidsbesluit voor het EU-VS Data Privacy Framework. De privacyverklaring van Microsoft noemt de entiteiten en bevestigt die deelname onder 'Storage and processing of personal data'.
• Bronnen gecontroleerd op 30 september 2026.
• Voor Google Maps is Google Ireland Limited de verantwoordelijke Google-entiteit voor EER-gebruikers. Google LLC kan zoekvragen, kaart- en routeverzoeken in de Verenigde Staten verwerken. Voor doorgifte naar Google LLC geldt het adequaatheidsbesluit voor het EU-VS Data Privacy Framework. Google bevestigt zijn deelname in de uitleg over gegevensdoorgifte.

Voor de andere diensten in de tabel hebben we geen aanwijzing dat ze gegevens buiten de EER verwerken. Dat hebben we niet voor elke dienst afzonderlijk vastgesteld. Wil je weten wat er voor een dienst geldt, vraag het ons via ons e-mailadres.

Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren gegevens zolang dat nodig is voor het doel, voor een wettelijke verplichting of voor de afhandeling van een geschil. De termijnen hieronder komen rechtstreeks uit het bewaarregister van de site; verandert de beheerder daar een termijn, dan verandert deze tabel mee. Er staan alleen gegevens in van functies die aan staan of waarvan nog iets bewaard is.

Uitgangspunt is dat we gegevens hooguit twee jaar bewaren, en veel gegevens korter; de tabel zegt per soort hoe lang. De wettelijke uitzonderingen zijn de F-gasregistratie van toestellen vijf jaar (Europese F-gassenverordening, artikel 7) en de administratie zeven jaar na afloop van het boekjaar (de fiscale bewaarplicht). Waar een functie eerder klaar is, zoals een verlopen code of een afgehandeld bericht in de wachtrij, staat dat bij de voorwaarde. Staat er Geen automatische eindtermijn of Zolang, dan hangt de duur af van het moment dat in de kolom ernaast staat.

Een bewaarpauze, ook wel legal hold, zetten we alleen bij een lopend onderzoek, een klacht, een geschil of een vordering van een bevoegde instantie. Zolang die pauze geldt, verwijderen we die soort gegevens niet automatisch; als het onderzoek of de zaak is afgerond, geldt weer de gewone termijn.

Staan gegevens onder een wettelijke bewaarplicht, dan kunnen ze blijven bestaan nadat je account, bericht of klantgegevens zijn verwijderd. We gebruiken ze dan alleen nog voor het doel waarvoor we ze moeten bewaren.

We maken back-ups van de site en de database; daar staan ook persoonsgegevens in. We bewaren hooguit de 3 nieuwste back-ups. Een oudere gaat weg zodra er een nieuwe bij komt.

Je rechten

Je kunt vragen welke persoonsgegevens we van je hebben en een kopie krijgen. Je kunt onjuiste gegevens laten verbeteren, en je kunt vragen om verwijdering of om beperking van het gebruik. Gelden de wettelijke voorwaarden, dan kun je gegevens die je zelf gaf in een bruikbaar digitaal formaat krijgen of laten overdragen.

Je kunt vanwege je persoonlijke situatie bezwaar maken tegen gebruik op grond van een gerechtvaardigd belang. We stoppen dan, tenzij we zwaarwegende redenen hebben die voorgaan, of de gegevens nodig hebben voor een rechtszaak. Gaat het om direct marketing, dan stoppen we na je bezwaar altijd met dat gebruik.

Toestemming kun je altijd intrekken, via de instelling van de functie of door contact met ons op te nemen. Wat we vóór je intrekking deden, blijft daarmee rechtmatig. Een keuze weigeren heeft geen gevolgen voor de andere functies van de site.

Stuur je verzoek naar ons e-mailadres, via het contactformulier of per post naar het adres bij Wie verantwoordelijk is. Je hebt geen account nodig om een verzoek te doen. We kunnen je om beperkte extra informatie vragen om te weten dat het verzoek van jou komt; stuur niet uit jezelf een kopie van je identiteitsbewijs.

We reageren binnen een maand. Bij een ingewikkeld verzoek kan dat met hooguit twee maanden worden verlengd; dat laten we je binnen de eerste maand weten, met de reden. Kunnen we een verzoek niet helemaal uitvoeren, dan leggen we uit waarom, bijvoorbeeld door een wettelijke bewaarplicht of de rechten van anderen.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Je hoeft niet eerst bij ons te klagen.

Automatische beoordelingen

De site beoordeelt automatisch of een bericht spam is, of een aanmelding afwijkt en of een verzoek een technisch risico vormt. Daardoor kan een bericht worden tegengehouden of kan de toegang vanaf een adres tijdelijk dicht gaan. Welke kenmerken meetellen, staat bij Bezoek en beveiliging en Contact en spamcontrole. Je kunt altijd vragen om beoordeling door een mens en uitleggen waarom je het er niet mee eens bent; de gegevens staan bij Wie verantwoordelijk is.

Gegevens uit andere bronnen

Sommige gegevens krijgen we van anderen: de Basisregistratie Adressen en Gebouwen, opdrachtgevers en eerdere administraties en de gedeelde spammonitor, die ons de IP-adressen doorgeeft die op een andere aangesloten site zijn geblokkeerd, met de score en de reden. Welke bron bij jouw gegevens hoort, hangt af van de functie. Bij een verzoek vertellen we je welke bron we gebruikten.

Krijgen we gegevens over jou van een andere bron, dan laten we je dat weten binnen de wettelijke termijn. Dat is in beginsel binnen een maand, en eerder als we je voor die tijd benaderen of de gegevens voor het eerst aan een ander geven.

Cookies en wijzigingen

In de cookieverklaring lees je welke cookies en andere opslag de site op je apparaat gebruikt. Deze verklaring volgt de instellingen van de site: zet de beheerder een functie aan of uit, of verandert hij een bewaartermijn, dan verandert de tekst mee en staat bovenaan de nieuwe datum. Gaan we gegevens voor een ander doel gebruiken, dan hoor je dat vooraf; is daar opnieuw toestemming voor nodig, dan vragen we die eerst.